Politica
de tratamiento de datos servicalzado
1. OBJETIVO
Implementar procesos y procedimientos necesarios
para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y reglamentar los aspectos
relacionados con el tratamiento de Datos Personales y la autorización de los
Titulares de la información.
2. ALCANCE
El presente documento establece la Política de
Tratamiento de Datos Personales de Servicalzado Medellín S.AS, en cumplimiento
de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él
se describen los mecanismos por medio de los cuales Servicalzado garantiza un
manejo adecuado de los datos personales recolectados en la base de datos de sus
clientes, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de
Hábeas Data.
3. DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente
política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las
siguientes definiciones, las cuales permitirán una correcta interpretación de
la Ley 1581 de 2012 y del presente documento:
·
Autorización: Consentimiento
previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de
datos personales.
·
Aviso de privacidad: Documento
físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que
se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la
existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que
se pretende dar a los datos personales.
·
Base de Datos: Cualquier
información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
·
Dato personal: Cualquier
información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
·
Dato público: Es
el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución
Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y
aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
·
Dato privado: Es
el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
titular.
·
Dato sensibles: Se
entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales,
de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o
que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así
como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
·
Encargado del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
·
Responsable del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
·
Oficial de protección de
datos: Es la persona que tiene como función la
vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos
Personales.
·
Titular: Persona
natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
·
Tratamiento: Cualquier
operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
·
Transferencia: La
transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o
los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento
y se encuentra dentro o fuera del país.
·
Transmisión: Tratamiento
de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera
del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
4.
PRINCIPIOS
Servicalzado
estructura su Política de Protección de datos con base en los siguientes
principios y se regirá por lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley 1581 de
2012, y de las demás normas que los desarrollen, adicionen o modifiquen.
·
Principio
de legalidad: El
Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a
lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
·
Principio
de confidencialidad: Todas las
personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la
naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
·
El Tratamiento
debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley,
la cual debe ser informada al Titular.
·
Principio
de libertad: El
Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial
que releve el consentimiento.
·
Principio
de transparencia: En el
Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable
del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
·
Principio
de veracidad o calidad: La
información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
·
Principio
de seguridad: La
información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado
del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
·
Principio
de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se
derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la
ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por
personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles
en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
5.
CONTENIDO DE LA BASE DE DATOS
En la base de
datos de CLIENTES Servicalzado, se almacena información general como nombre
completo, número y tipo de identificación personal, además para los clientes
que aceptan ser parte de todos los programas y estrategias de mercadeo, se
recolecta información como género, correo electrónico, dirección física,
teléfono fijo y/o móvil adicionando a estos la huella digital y fotografía
cuando adquieren sus productos mediante crédito Servicalzado.
En adición a lo
anterior, y solo para los clientes corporativos la recolección de datos es
mediante el formulario de conocimiento atendiendo las disposiciones e
instrucciones de la circular 100-000005 de 2014 emitido por la superintendencia
de sociedades de Colombia y los estándares internacionales para prevenir el
lavado y la financiación del terrorismo. Conforme a ello y según lo establecido
en el literal b) del artículo 2 “Ámbito de aplicación” de la Ley 1581 de 2012,
las disposiciones que buscan la protección de datos personales y que se
encuentran contenidas en dicha disposición, no son aplicables a las bases de
datos y archivos que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y
control de lavado de activos y financiación de terrorismo, por lo que en un
principio su utilización no requerirá de una autorización de su titular. Sin
embargo los datos personales adicionales y recolectados mediante este
formulario se tratarán bajo las instrucciones de la ley 1581 de 2012 y demás
disposiciones complementarias.
La información
sensible que hace parte de la base de datos de clientes de Servicalzado es
almacenada previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido
en los artículos 5, 6 y 7 de la ley 1581 de 2012.
6.
TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS
La información que
consta en la base de datos Servicalzado es sometida a distintas formas de tratamiento,
como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción,
compilación, almacenamiento, uso, sistematización, analítica y organización,
todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí
establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a
entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias
y/o aliados tecnológicos, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de
la base de datos. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará
previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la
confidencialidad de la información.
En cumplimiento de
deberes legales, Servicalzado podrá suministrar la información personal a
entidades judiciales o administrativas.
7.
FINALIDAD
La información
recolectada por Servicalzado tiene como
propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto comercial. Además Servicalzado
guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales,
principalmente en materia contable y tributaria. La información sobre clientes
se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de
carácter comercial e informar sobre productos y la calidad de estos,
tendencias, beneficios, eventos, alianzas, información general y para demás
labores de mercadotecnia sobre tendencias y gustos de los consumidores que nos
permitan otorgarles beneficios, promociones, descuentos u otros similares.
Además para fines de reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio
legalmente constituidas en Colombia, gestiones de cobranzas o comercial, estos
fines para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y/o legales con
sus clientes y serán a través de aliados tecnológicos, comerciales y/o
estratégicos.
Servicalzado informa
que los datos recolectados a través del personal de seguridad y video
grabaciones, se utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las
personas, los bienes e instalaciones.
8. DERECHOS
DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
Servicalzado está
comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, Por eso y de
acuerdo a la Ley 1581 de 2012. Artículo 8°. Derechos de los Titulares. El
Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
·
Conocer,
actualizar y rectificar sus datos personales frente a BOSI o el Encargados del
Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
·
Solicitar prueba de
la autorización otorgada a ServicalzadoI salvo cuando expresamente se exceptúe
como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el
artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
·
Ser informado por
BOSI o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le
ha dado a sus datos personales.
·
Presentar ante la
Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
·
Revocar la
autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que BOSI, o encargado han incurrido en conductas
contrarias a la ley y/o a la Constitución.
·
Acceder en forma
gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
9.
DEBERES DE BOSI CON LA INFORMACIÓN DEL TITULAR
Conforme a lo
dispuesto en el Título VI. “Deberes de los Responsables del tratamiento y
Encargados del Tratamiento” Servicalzado como Responsable del tratamiento se
rige bajo los siguientes deberes.
·
Garantizar al
Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
·
Solicitar y
conservar, en las condiciones previstas en la ley, Copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular.
·
Informar
debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten por virtud de la autorización otorgada.
·
Conservar la
información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
·
Garantizar que la
información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
·
Actualizar la
información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas
las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y
adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a
éste se mantenga actualizada.
·
Rectificar la
información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento.
·
Suministrar al
Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
·
Exigir al Encargado
del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del Titular.
·
Tramitar las
consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
·
Adoptar un manual
interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento
de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
·
Informar al
Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no
haya finalizado el trámite respectivo.
·
Informar a
solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
·
Informar a la
autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
·
Cumplir las
instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
Así mismo, Servicalzado
informa que en el cumplimiento de su función y actividad comercial, y dando
cumplimiento a la normatividad vigente del país, la información de sus clientes
será tratada por otras compañías en calidad de Encargados, quienes darán a los
datos un tratamiento específico y tendrán bajo la ley 1581 de 2012 los
siguientes deberes.
·
Garantizar al
Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
·
Solicitar y
conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.
·
Informar
debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten por virtud de la autorización otorgada.
·
Conservar la
información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
·
Garantizar que la
información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
·
Actualizar la
información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas
las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y
adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a
este se mantenga actualizada.
·
Rectificar la
información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
·
Suministrar al
Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente
autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
·
Exigir al
Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del Titular.
·
Tramitar las
consultas y reclamos formulados en los términos señalados.
·
Adoptar un manual
interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento
conforme a lo dispuesto y en especial, para la atención de consultas y
reclamos.
·
Informar al
Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte
del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el
trámite respectivo.
·
Informar a
solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
·
Informar a la
autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
·
Cumplir las
instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
10.
MARCO LEGAL
El presente Manual
Políticas y Procedimientos de protección de datos personales han sido
elaborados en concordancia con las siguientes normas y documentos:
·
Constitución
política, Art 15.
·
Ley 1581 de 2.012
·
Ley 1273 de 2.009
·
Ley 1266 de 2.008
·
Decretos
reglamentarios 1727 de 2.009 y 2952 de 2.010 y decreto reglamentario parcial
No. 1377 de 2.013
11.
RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN CONSULTAS Y RECLAMOS
Servicalzado Según
lo dispuesto en el Art.23 del Decreto 1377 de 2013 designa al Oficial de
Privacidad cuya función es la de la protección de datos personales, quien dará
trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a
los que se refiere la Ley 1581 de 2012.
La función de
protección de datos personales está a cargo del Oficial de Privacidad, el cual
puede ser contactado a través de:
Correo electrónico: orbecom@orbeshoes.com
Línea de Atención WhatsApp: 3138792712
Página web: www.orbeshoes.com
12. ATENCIÓN
DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Servicalzado
informa al titular, que podrá consultar los presentes términos y condiciones en
el link “Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales” en nuestro
sitio WEB: www.orbeshoes.com. Así mismo puede elevar cualquier solicitud,
petición, queja o reclamo a través de los siguientes canales de atención:
Correo electrónico: orbecom@orbeshoes.com
Línea de Atención WhatsApp: 3138792712
Página web: www.orbeshoes.com
Procedimientos de presentación
y respuesta a de consultas
Los titulares de
datos personales que constituyan la base de datos clientes Servicalzado, podrán
consultar la información que en ella reposa. Toda solicitud de consulta,
corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito mediante
el formato PQR dispuesto en las tiendas Servicalzado para este fin o mediante
el correo electrónico orbecom@orbeshoes.comy deberán contener, al menos, la siguiente
información:
·
Identificación del
Titular
·
Descripción de los
hechos que dan lugar al reclamo
·
Dirección del
titular
·
Documentación que
se quiera presentar como prueba
Las consultas
serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha de recibo de la respectiva solicitud.
Cuando no fuere
posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo
resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido
del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para
resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2)
días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido
el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no
fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo,
la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
13.
VIGENCIA
Las Políticas de
Tratamiento de Información Personal de Servicalzado estarán vigentes a partir
del día 1 de Enero de 2024.
Servicalzado se
reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones
previstas en la ley.
En los casos que
esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la
página web www.orbeshoes.com.
14.
TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL
Las bases de datos
administradas por Servicalzado se mantendrán indefinidamente, mientras
desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de
obligaciones de carácter legal, particularmente contable y fiscal, pero los
datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en
tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de Servicalzado o una
obligación contenida en un contrato entre Servicalzado y el Titular.
AVISO
DE PRIVACIDAD
Servicalzado En
cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios por los
cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales, se
permite informarle que los datos personales suministrados y obtenidos de sus
clientes serán tratados de manera segura, confidencial y responsable para fines
netamente comerciales entre los que se destacan el informar sobre productos y
la calidad de estos, tendencias, beneficios, eventos, alianzas, información
general y para demás labores de mercadotecnia sobre tendencias y gustos de los
consumidores que nos permitan otorgarles beneficios, promociones, descuentos u
otros similares. Además para fines de reporte y consulta a centrales de riesgo
crediticio legalmente constituidas en Colombia, gestiones de cobranzas o
comercial, estos fines para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales
y/o legales con sus clientes y serán a través de aliados tecnológicos,
comerciales y/o estratégicos.
En este
sentido Servicalzado le informa que los datos recolectados a través
del personal de seguridad y de video grabaciones, se utilizarán para fines de
seguridad y vigilancia de las personas, los bienes e instalaciones.
Servicalzado podrá
modificar los términos y condiciones del presente documento y de la política de
tratamiento de datos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las
obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios
y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen, en los casos que esto
ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la
página web Servicalzado www.orbeshoes.co
Para mayor
información Servicalzado pone a su disposición los siguientes medios de
comunicación:
Correo electrónico: orbecom@orbeshoes.com
Línea de Atención WhatsApp: 3138792712
Página web: www.orbeshoes.com
